Amrit-Restaurants lagern IT-Sorgen aus

Ein nicht funktionierendes Kassensystem – ein nicht erreichbares Wi-Fi – eine tote Telefonleitung: Ein Ausfall des Internets treibt Verantwortlichen heutzutage schnell Schweißperlen auf die Stirn. In den Restaurants von Bans & Bans häuften sich jedoch Vorfälle wie diese.

Längst haben nicht alle Gäste Verständnis für den Ausfall eines beworbenen, technischen Service – erst recht, wenn dieser nicht schnell behoben wird. Für Bans & Bans ist dies besonders relevant, da das Unternehmen gleich an vier touristischen Hotspots gut laufende Restaurants betreibt – und das 365 Tage im Jahr.

Immer schwerer zum Tragen kam in den vier Geschäftsstellen die veraltete IT-Infrastruktur aus dem Jahre 1996. Zwar hatten sich ein, zwei Mitarbeiter dieses Themas angenommen, jedoch ohne eine entsprechende Ausbildung und mit ganz anderen, dringenderen Themen als Hauptaufgabe.

Fiel der Verantwortliche zudem beispielsweise während der Urlaubszeit oder wegen Krankheit aus, herrschte IT-seitig Handlungsunfähigkeit. Erschwerend kommt hinzu: Reparaturen oder Wartungsarbeiten müssen im Grunde bis 11 Uhr erledigt sein. Denn dann strömen die Gäste in die Restaurants.

Nicht zuletzt spielt auch das Gesetz zur elektronischen Kassenführung und Archivierung eine Rolle, welches es seit Beginn des Jahres einzuhalten gilt. In dieser Gesamtkonstellation waren in vielen IT-Bereichen eher unprofessionelle Übergangslösungen entstanden und der Druck nach Erneuerung und Modernisierung groß.

Verlässliche Technik – bis in verborgene Ecken

Die Entscheidung einen externen Dienstleister zu beauftragen fiel folglich nicht schwer. Auf Empfehlung arbeitet das Unternehmen heute mit der Berliner NOVAGO zusammen, an die die komplette Technik ausgelagert ist.

Basis des neuen Systems ist eine neue IT-Infrastruktur, zu der vor allem auch ein stabiles WLAN gehört. Gemeinsam erfolgte in einem nächsten Schritt die Umstellung der Kassensysteme auf eine Cloud-Lösung inklusive einer Back-up-Lösung mit SIM-Karten.

Diese springt automatisch ein, wenn die störungsanfällige Leitung die Restaurants im Stich lässt. Jeder Kellner verfügt zudem über eine Smartphone-Kasse (iPhone 6s), mit der er die Bestellungen der Gäste aufnimmt.

Die Auftragsbons werden über kleinere Drucker an der Bar oder an der Küche ausgedruckt. Der Druck der Kassenbons erfolgt über separate Geräte. Ein weiteres Schmankerl: Rechnungen mit Firmenadresse und Bewirtungsbelege können nun per E-Mail an die Gäste versendet werden.

Da die Amrit-Restaurants sehr groß sind und über zahlreiche Außensitzplätze verfügen, wurden nicht nur neue, sondern zusätzliche Router installiert und weitere Access Points geschaffen.

Auf diese Weise ist nun auch in den verborgenen Ecken jedes Restaurants der störungsfreie Zugriff auf das Kassensystem und das angebotene, kostenfreie Wi-Fi garantiert. Neu ausgestattet und eingebunden wurde zudem das Büro der GbR – inklusive mehreren Arbeitsplätzen, Server und Telefonzentrale. Via Wartungsvertrag sorgt der IT-Partner auch hier für Stabilität und bringt die Rechner regelmäßig auf den neuesten Stand.

Der Vorteil der Auslagerung: Ein Anruf, eine E-Mail oder eine kleine Team-Viewer-Sitzung genügt, und ein Problem wird innerhalb kürzester Zeit – unabhängig vom eigentlichen Tagesgeschäft – gelöst.

Zweifelsohne kann es für große Gastronomie-Betriebe durchaus Sinn machen, eine eigene IT-Abteilung zu führen. Für Bans & Bans scheint die Auslagerung jedoch ausschließlich mit Vorteilen verbunden zu sein.

Denn Sorgen um Technik, IT-Weiterbildungen, Urlaub oder Krankheit der Verantwortlichen muss sich der Restaurantbetreiber nicht mehr machen. Diese hat er gemeinsam mit der IT ausgelagert.