Autor: Daniel Görtz, Geschäftsleitung, NOVAGO
Bildquelle: unsplash.com | Igor Omilaev

Künstliche Intelligenz (KI) ist längst mehr als ein Hype – sie verändert die Arbeitswelt spürbar und hält zunehmend Einzug in kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Viele Anwendungen versprechen mehr Effizienz, bessere Entscheidungen und neue Möglichkeiten im Arbeitsalltag. Als IT-Dienstleister für kleinere Unternehmen gehören KI-Lösungen nicht direkt zu unserem Leistungsportfolio – dennoch setzen wir uns intensiv mit dem Thema auseinander. Denn: Wer heute IT-Infrastruktur betreut, muss Entwicklungen rund um KI und Datenschutz verstehen – besonders im Hinblick auf die DSGVO und mögliche Auswirkungen auf den Unternehmensalltag. In diesem Beitrag geben wir einen praxisnahen Überblick über Künstliche Intelligenz im Mittelstand, typische Anwendungsfelder, klare Grenzen – und zeigen, worauf Unternehmen beim Datenschutz im Zusammenhang mit KI achten sollten.

Was kann KI heute wirklich leisten?

Moderne KI-Anwendungen leisten heute Erstaunliches: Sie erkennen Sprache, analysieren Texte, prognostizieren Trends und übernehmen einfache Routineaufgaben. Besonders in Bereichen wie Kundenservice, Datenanalyse oder Dokumentenverarbeitung kommen bereits viele KI-gestützte Tools zum Einsatz. Allerdings denken diese Systeme nicht wirklich mit. Sie arbeiten statistisch, greifen auf Trainingsdaten zurück und liefern nur dann sinnvolle Ergebnisse, wenn diese Daten korrekt, vollständig und aktuell sind. Gerade für kleinere Unternehmen heißt das: Nicht jede KI-Anwendung bringt automatisch Vorteile. Der tatsächliche Nutzen hängt stark vom Einsatzbereich und den verfügbaren Ressourcen ab.

Typische Einsatzbereiche von KI – direkt im Büroalltag kleiner Unternehmen

Viele Unternehmen denken bei KI an komplexe Systeme oder Großkonzerne. Tatsächlich steckt künstliche Intelligenz heute aber oft schon in Tools, die im Büroalltag längst zum Einsatz kommen – etwa in Microsoft 365, Google Workspace, Zoom oder modernen Buchhaltungs- und CRM-Systemen. Besonders für kleinere Unternehmen ist das relevant, weil sich KI-Funktionen einfach nutzen lassen – ohne eigene IT-Projekte starten zu müssen.

Einige konkrete Beispiele aus der Praxis:

• Automatisierte Protokolle in Besprechungen: Tools wie Microsoft Teams oder Zoom nutzen KI, um Meetings automatisch zu transkribieren, wichtige Punkte hervorzuheben und To-dos vorzuschlagen.
• Intelligente E-Mail-Unterstützung: Outlook und Gmail schlagen inzwischen automatisch Antworten vor, fassen Inhalte zusammen oder priorisieren Mails – alles KI-gestützt.
• Texterkennung & Dokumentenmanagement: Scanner-Apps oder Cloudspeicher (z. B. OneDrive, Google Drive) erkennen Inhalte in Belegen und sortieren Dokumente automatisch nach Kontext.
• Kundendaten analysieren: CRM-Systeme wie HubSpot nutzen KI, um Verkaufschancen zu bewerten oder Kundenverhalten vorherzusagen – auch für kleinere Vertriebs-Teams.
• Sicherheitsfunktionen im Hintergrund: Moderne Firewalls, Antivirenlösungen oder E-Mail-Gateways setzen KI ein, um ungewöhnliche Aktivitäten zu erkennen oder Phishing-Angriffe zu blockieren.

Diese Funktionen sind oft standardmäßig in der vorhandenen Software enthalten – ohne zusätzliche Kosten oder Konfiguration. Umso wichtiger ist es, zu wissen: Wo steckt KI bereits drin? Was bedeutet das für die Datenverarbeitung? Und wo ist Vorsicht geboten – z. B. beim Thema Datenschutz?

Wo KI an ihre Grenzen stößt

Trotz beeindruckender Fortschritte bleibt KI ein Werkzeug mit klaren Begrenzungen. Besonders folgende Aspekte sollten Unternehmen im Blick behalten:

• Intransparente Entscheidungen: Viele Systeme lassen kaum nachvollziehen, wie sie zu einem Ergebnis kommen
• Anfälligkeit für schlechte Daten: Fehlerhafte oder unvollständige Daten führen zu unzuverlässigen Resultaten
• Kein echtes Verständnis: KI erkennt Muster, versteht aber keine Zusammenhänge oder Kontexte

Kleine Unternehmen fahren am besten, wenn sie KI bewusst einsetzen – gezielt, pragmatisch und mit gesundem Realismus.

Datenschutz und KI: Was die DSGVO verlangt

Viele KI-Anwendungen nutzen personenbezogene Daten – etwa Namen, E-Mail-Adressen oder Nutzungsverhalten. Deshalb spielt der Datenschutz eine zentrale Rolle. Die DSGVO stellt dabei klare Anforderungen:

• Rechtsgrundlagen schaffen: Unternehmen müssen den rechtlichen Rahmen für jede Verarbeitung klären – z. B. über Einwilligungen oder Verträge
• Transparenz sicherstellen: Nutzer müssen klar verstehen, wie Unternehmen ihre Daten verwenden
• Automatisierte Entscheidungen offenlegen: Wer Entscheidungen vollständig automatisiert trifft, muss Betroffene darüber informieren und ihnen Widerspruch ermöglichen
• Daten minimieren: Unternehmen sollten nur wirklich benötigte Informationen erfassen und verarbeiten
• Verträge prüfen: Wer Tools von Drittanbietern oder Cloud-Dienste nutzt, sollte vertraglich klären, wie diese mit Daten umgehen

Unternehmen, die KI einsetzen oder Tools mit KI nutzen, sollten Datenschutz und Fairness immer mitdenken – nicht nur aus rechtlichen Gründen, sondern auch aus Verantwortung gegenüber Kunden und Mitarbeitenden.

Fazit: KI verstehen – auch ohne eigene Lösungen

Auch ohne eigene KI-Projekte lohnt es sich, die Entwicklung im Blick zu behalten. Viele Softwarelösungen nutzen bereits heute KI im Hintergrund – teils sichtbar, teils unbemerkt. Wir von NOVAGO bieten KI-Lösungen zwar nicht direkt an, aber wir beobachten die Entwicklungen genau. Mit dem Ziel Ihnen dabei zu helfen, die technischen, organisatorischen und datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen zu verstehen. So behalten Sie den Überblick – und können fundierte Entscheidungen für Ihr Unternehmen treffen.