Aktuelle Neuigkeiten rund um die Informationstechnologie

2018 / 07 IT-Outsourcing

IT-Outsourcing: Potenziale erkennen und heben

Dieser Beitrag erschien als Beitrag am 12.06.2018 in der manage it [LINK]

In fast allen Branchen spielt die IT eine tragende Rolle und bildet das Rückgrat zahlreicher Organisationsprozesse. Das haben mittlerweile nahezu alle Unternehmenslenker erkannt. Konzepte wie IT-Outsourcing und die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern schaffen Effizienzsteigerungen und Sicherheit.

Die meisten Unternehmen erhoffen sich durch die Nutzung von IT vor allem einen Effizienzgewinn – dank optimierter Arbeitsabläufe. Auf diese Weise kann im ersten Schritt die Kommunikation innerhalb des Unternehmens verbessert und Prozesse automatisiert werden. Darüber hinaus erwarten Kunden, Lieferanten, Partnerunternehmen und auch Mitarbeiter, dass ein modernes Unternehmen den technologischen Fortschritt für sich nutzt. Gerade KMU können und dürfen sich dem umfassenden Einsatz von IT nicht verschließen, weil sie auf jede Art von Effizienzgewinn angewiesen sind. Die tiefe Durchdringung der IT und ihre Unverzichtbarkeit führen vor allem dazu, dass ein Ausfall der IT heute wirklich jedes Unternehmen hart treffen kann, ob KMU oder Großkonzern. Schließlich wächst mit der anhaltenden Digitalisierung auch die Attraktivität für Cyberangriffe, die nicht nur Millionen von Euro kosten können, sondern im schlimmsten Fall auch existenzbedrohend sind – nämlich dann, wenn unternehmenskritische Daten abgegriffen oder komplette Produktionsanlagen durch gezielte Fehlprogrammierungen beschädigt werden. Schnell wird darum der Ruf nach externer Unterstützung durch einen kompetenten IT-Dienstleister laut.

Möglichkeiten und Grenzen

Diesen Paradigmenwechsel gilt es jedoch sorgfältig zu planen. Zu diesem Zweck müssen Unternehmen erst einmal einen Schritt Distanz gewinnen und alle Prozesse in Bezug auf ihre Umsetzung analysieren, ob Produktion, Verwaltung oder Dienstleistungen. Essenziell ist dabei, dass sich abschließend jene Arbeitsschritte identifizieren lassen, welche am ineffizientesten sind oder die höchsten Kosten verursachen. Auf andere Weise lassen sich später keine Effizienzgewinne verbuchen. Es kann sich an dieser Stelle bereits ein frischer Blick von außen lohnen, der die Möglichkeiten von IT-Tools bewertet und erste Potenziale ausmacht. Immerhin fehlt den unternehmensinternen IT-fachfremden Fachkräften zumeist die Erfahrung, was IT überhaupt leisten kann und wo entsprechend anzusetzen ist. Um zu vermeiden, dass hier Potenzial auf der Strecke bleibt, sollte im ersten Schritt der Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Dienstleister ein Konzept entstehen, dass die IT-Landschaft des Unternehmens erfasst und erfolgskritische Handlungsbereiche aufdeckt. So lassen sich auf der einen Seite Investitionen bewerten und auf der anderen Seite jederzeit ein Wechsel zu einem anderen Anbieter realisieren – ohne den Verlust bereits erlangter Erkenntnisse.

Erfolgreich outsourcen

Damit das Outsourcing von IT-Aufgaben langfristig erfolgreich umsetzbar ist, gilt es weitere grundlegenden Voraussetzungen zu schaffen – in Form verbindlicher Strukturen. Das Vorhaben, externe Unterstützung einzubinden kann nur gelingen, wenn die Zusammenarbeit über den erforderlichen Rahmen verfügt und alle Spielräume vorab klar festgelegt sind. Ein weiterer wichtiger Bestandteil sind feste Kommunikationswege, denn je genauer der Dienstleister weiß, zu welchem Thema er sich an wen wenden muss und wer Entscheidungen trifft, umso schneller lassen sich auch sämtliche Herausforderungen bestehen – und lästige Rückfragen vermeiden. Zentrale Voraussetzung ist zudem, dass die Unternehmensleitung bei allen Prozessen jederzeit den sprichwörtlichen Hut aufhat: Klare Verantwortlichkeiten verhindern erfahrungsgemäß Grabenkämpfe und Kompetenzgerangel im Unternehmen und zwischen Unternehmen und Dienstleister. Zum Abgleich der Erwartungshaltung sollte zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer ein regelmäßiger Austausch stattfinden – neben prozessualen Abstimmungen Qualitäts-, Volumen- oder Fortschrittsmanagement. Nur auf diese Weise gelingt die Zusammenarbeit langfristig ohne Vertrauensverlust und mit beiderseitigem Gewinn.

Wo bleibt die Effizienz?

Manch ein Unternehmen wird sich nach der Beauftragung eines externen IT-Dienstleisters fragen, wann der erwartete Effizienzgewinn denn endlich eintritt. Oft sind es nämlich zunächst Kostenpunkte, die das beauftragende Unternehmen zu Gesicht bekommt. Diese sollten jedoch immer mit Blick auf das Gesamtkonzept gesehen werden. Denn IT Dienstleister haben natürlich einen anderen Fokus auf die Kritikalität der IT-Infrastruktur und sehen Risiken, die der fachfremde Unternehmer gar nicht sehen kann. Sie werden also Ihre Kunden entsprechend beraten, bestimmte Risiken abzusichern. Ein Beispiel ist hier die Datensicherung. Häufig fällt der Satz: »Wenn Ihre Gebäude abbrennen, dann brauchen sie vorher eine Datensicherung – sonst stehen sie ohne Informationen da.« Wissen tun das in der Regel alle. Aber dass eine entsprechende Vorsorge mit Kosten verbunden ist, wird schnell unterschätzt. Hier hilft es, mit Partnern zusammenzuarbeiten, die verständlich erklären können, was mindestens notwendig ist, um einen minimalen Schutz zu erlangen – und warum. Das so gemeinsam wachsende Vertrauen zwischen Auftraggeber und Dienstleister bringt schlussendlich auch eine deutliche Entlastung und aus Unternehmersicht die spürbare Erkenntnis: Da ist jemand, der denkt mit und macht Vorschläge, wie (oftmals unsichtbare) Risiken eingedämmt werden können. Neben prozessualen Verbesserungen ist dies ein wesentlicher Aspekt – auch im Sinne der Effizienz.

Embrace the change

Es dürfte längst jedem Unternehmen die Notwendigkeit zu Veränderungen bewusst sein. Dennoch ist die IT eine Stellschraube, die KMU nur selten nutzen wollen oder können. Das Outsourcing der IT bringt vor diesem Hintergrund wesentliche Vorteile mit sich: Ob Kostenersparnis, eine verbesserte IT-Security oder Rechtssicherheit: Wenn die Kooperation mit einem externen IT-Dienstleister auf einem soliden Fundament steht, ist das Unternehmen bestens für die digitale Zukunft gerüstet.

Daniel Görtz, Prokurist, NOVAGO GmbH & Co. KG

2018 / 06 Engagement in der Region

Engagement in der Region: NOVAGO unterstützt SSV Falkensee mit moderner Trainingstechnik

Berlin, 05.06.2018. Ab September 2018 wird die NOVAGO GmbH & Co. KG den Handballverein SSV Falkensee (https://handball-falkensee.de) unterstützen. Das Sponsoring ab der Saison 2018/2019 umfasst insbesondere die Bereitstellung moderner Trainingstechnik. Zum Einsatz kommen sollen innovative Blazepods (https://blazepod.co) – über eine App konfigurierbare Positionslichter, die die körperliche Fitness, die Schnelligkeit und die Reaktionsgeschwindigkeit beim Training unterstützen.

„Die Blazepods werden unseren Sportlern neue Möglichkeiten beim Training eröffnen“, freut sich Christoph Döring, Vorstand des SSV Falkensee. „Wir freuen uns sehr auf die Partnerschaft mit NOVAGO!“

Der Verein wird im Gegenzug unterschiedliche Werbeflächen für NOVAGO bereitstellen. So soll das Logo des Berliner IT-Dienstleisters zum Beispiel auf Flyern, an der Sponsorentafel und auf einem großen Banner bei den Heimspielen der ersten Männermannschaft präsent sein. Parallel dazu will der SSV Falkensee die NOVAGO in ihre Social Media Aktivitäten einbinden.

„Wir unterstützen sehr gern einen regionalen Sportverein“, sagt Olaf Vandrey, Managing Director bei NOVAGO. „Die NOVAGO ist voller sportbegeisterter Kollegen, die ihren Lebensmittelpunkt in Berlin und Umgebung haben und die sich gleichzeitig bestens mit IT auskennen. Da lag es nahe, einen hier beheimateten Sportverein mit innovativer Technik auszustatten.“

Die NOVAGO GmbH & Co. KG begleitet seit Jahren inzwischen mehr als 250 kleine und mittelständische Unternehmen als bedarfsgerechter und kundenorientierter Partner in IT-Fragen. Mit dem Sponsoring des SSV Falkensee zeigt das deutschlandweit agierende Unternehmen einmal mehr seine regionale Verbundenheit.

Urheber Bild: SSV Falkensee

2018 / 05 Modulares „IT-Ressourcen-Schutzschild"

Modulares „IT-Ressourcen-Schutzschild“: pauschale IT-Dienstleistungen von NOVAGO

Berlin, 02.05.2018. NOVAGO beendet die erfolgreiche Pilotphase ihres neuen Produkts „IT-Ressourcen-Schutzschild“ mit der Integration von Leistungsmodulen. Damit konkretisiert der Berliner IT-Dienstleister sein Outsourcingangebot an kleine und mittlere Unternehmen, die ihre IT-Infrastruktur dauerhaft in professionelle Hände geben wollen.

„In der Pilotphase wurde schnell deutlich, wie hoch der Bedarf nach einer externen IT-Verantwortung tatsächlich ist“, erläutert Daniel Görtz, Managing Director bei NOVAGO. „Viele kleine und mittlere Unternehmen fühlen sich mit der Implementierung und der Weiterentwicklung einer eigenen IT-Infrastruktur schlichtweg überfordert. Vieles muss liegen bleiben, was ihnen schlussendlich irgendwann Sorgen bereiten muss. Mit unserer Hilfe können sie sich wieder voll und ganz auf ihr Tagesgeschäft konzentrieren.“

Während der Markteinführung des IT-Ressourcen Schutzschilds wurden konkrete Handlungsfelder deutlich, die NOVAGO nun in eine übersichtliche Modulstruktur gegossen hat. So können die NOVAGO-Kunden fortan flexibel auswählen, welche der folgenden Leistungen sie beauftragen wollen:

– Modul Internetziel (relevant für alle Verbindungen aus dem Internet, wie beispielsweise Webzugriffe, E-Mail-Empfang)
– Modul Mailserver (z.B. für den Betrieb eines eigenen Mailservers)
– Modul VPN (ermöglicht einen verschlüsselten Zugriff aus dem Internet auf das eigene Firmennetz)
– Modul Kalender und Adressen Modul (z.B. für die Synchronisation von Kalender und Adressen)
– Modul Dateisynchronisation (Synchronisation von Dateien auf unterschiedlichen Devices)
– Modul WLAN (Aufbau und Pflege eines WLAN-Netzwerks) oder Modul WLAN Gäste (Aufbau und Pflege eines WLAN für Gäste).
„Mit unserer neuen Modulstruktur machen wir es unseren Kunden noch einfacher. Sie beauftragen genau das, was sie brauchen und bezahlen natürlich auch nur für die gebuchte Leistung“, sagt Daniel Görtz.

Die Dienstleistung „IT-Ressourcen-Schutzschild“ konzipierte NOVAGO nachfragekonform für kleine und mittlere Unternehmen bis zu einer Firmengröße von 30 Mitarbeitern.

Mehr Informationen: https://www.novago.net/leistungen/it-ressourcen-schutzschild

2018 / 04 NOVAGO GmbH & Co. KG kooperiert mit reventix GmbH

Virtuelle Telefonanlagen: NOVAGO GmbH & Co. KG kooperiert mit reventix GmbH

Berlin, 11.04.2018. Seit Dezember 2017 bietet der Berliner IT-Dienstleister NOVAGO GmbH & Co. KG als Vertriebspartner der reventix GmbH nun auch die Einrichtung von Cloud-Telefonie an. „Durch die Zusammenarbeit mit Reventix erweitern wir unser Portfolio um einen weiteren Cloud-Service und antworten damit auf die steigende Nachfrage nach modernen und flexiblen Telekommunikationslösungen“, erklärt Daniel Görtz, Mitinhaber von NOVAGO.

Kunden profitieren nicht nur von einer großen Funktionsvielfalt – offene Schnittstellen ermöglichen vor allem auch eine perfekte Integration in vorhandene Systeme und Prozesse. Add-ons wie die Wählbarkeit zwischen verschiedenen Telefonmodellen, der Betrieb einer Nebenstelle auf dem Handy oder die weltweite Verteilung einer Anlage bei gleichzeitiger Erreichbarkeit unter z. B. einer regionalen Nummer komplettieren das Angebot. Zudem werden Updates automatisch und kostenfrei aufgespielt. NOVAGO begleitet ihre Kunden von der Planung über die Einrichtung bis zur Installation und stehen den Unternehmen auch im laufenden Betrieb mit Rat und Tat zur Seite.

„Starre Telefonanlagen haben längst ausgedient und können den Anforderungen an eine moderne Kommunikation schlicht nicht mehr genügen“, so Daniel Görtz. „Wie hoch der Bedarf an innovativen Lösungen heute ist, belegt allein die Tatsache, dass wir in der kurzen Zeit bereits das dritte Projekt mit einer virtuellen Telefonanlage von reventix abgeschlossen haben.“

Die 2005 gegründete reventix GmbH gilt als Innovationsführer für einfache und clevere Telekommunikationslösungen für Unternehmen. Für ihre Produkte wurde das Unternehmen in der Vergangenheit mehrfach nominiert und ausgezeichnet – unter anderem mit dem INNOVATIONSPREIS-IT, dem Innovationspreis oder dem Mittelstandspreis.

Weitere Informationen:
www.novago.net
www.reventix.de

2018 / 02 Externe IT-Administration lässt IT mitwachsen

SCHLOTHAUER & WAUER: Externe IT-Administration lässt IT mitwachsen

Daniel Görtz, Managing Director, NOVAGO GmbH & Co. KG
Andrea Nägele, Prokuristin, SCHLOTHAUER & WAUER Ingenieurgesellschaft für Straßenverkehr mbH

 

Die SCHLOTHAUER & WAUER Ingenieurgesellschaft für Straßenverkehr befindet sich seit einigen Jahren erfolgreich auf Wachstumskurs. Mit den damit einhergehenden Veränderungen muss auch die IT-Infrastruktur Schritt halten. Dieser Herausforderung stellt sich das Unternehmen gemeinsam mit einem externen Dienstleister.

 

Auf Wachstumskurs

Gerade mittelständische Unternehmen, die dank ihrer Produktideen und Dienstleistungen steile Entwicklungskurven schaffen, brauchen eine stets betriebsbereite, sichere und vor allem skalierbare IT-Infrastruktur. Hierfür müssen die IT-Strukturen kontinuierlich angepasst, systematisiert sowie die kaufmännischen Prozesse optimiert werden. Dieser Herausforderung stand auch die SCHLOTHAUER & WAUER Ingenieurgesellschaft für Straßenverkehr gegenüber. Das Unternehmen bietet sowohl Ingenieurleistungen als auch Softwarelösungen an, um Lichtsignalsteuerungen im Straßenverkehr zu optimieren. In den letzten 25 Jahren ist die Belegschaft auf inzwischen 50 Mitarbeiter angewachsen, 35 davon allein am Standort in Berlin. Die Entwicklungsabteilung, die sich ganz nebenbei um die IT-Adminstration in der Berliner Niederlassung kümmerte, geriet dabei zunehmend an ihre Kapazitätsgrenze.

Eine Frage der Größe

Als dann durch die hohe Auslastung der Softwareexperten mit den adminstrativen Aufgaben die eigenen Entwicklungsprojekte ins Schleppen zu geraten drohten, entschieden die Verantwortlichen, dass eine Zusammenarbeit mit einem externen IT-Dienstleister spürbaren Nutzen stiften kann. Die Wahl fiel dabei auf die NOVAGO GmbH & Co. KG und damit bewusst auf einen kleinen Dienstleister – aus guten Gründen: Große Organisationen können oft aufgrund ihrer vielfältigen Projekte nicht individuell auf jeden ihrer Kunden eingehen. Kleine und mittelständische Unternehmen sind hingegen in der Lage, viel flexibler und schneller zu reagieren. Die so möglichen kurzen Abstimmungsläufe und eine partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe, die im Hause  SCHLOTHAUER & WAUER ohnehin selbstverständlich sind, weiß das Unternehmen auch in der täglichen Arbeit mit ihrem IT-Dienstleister zu schätzen. Darüber hinaus spielten Aspekte wie eine offene, transparente Kommunikation und eine ähnliche Unternehmenskultur bei der Auswahl eine ebenso große Rolle wie die Fachkompetenz der Berliner Experten.

IT muss mitwachsen

Zu den Aufgaben des IT-Dienstleisters zählen unter anderem die Schaffung der Voraussetzungen für das Arbeiten auf einer gemeinsamen, sicheren Datenbasis sowie entsprechender Strukturen für ein weiteres Wachstum. Denn die IT als zentrales Arbeitswerkzeug muss – nicht zuletzt in Zeiten der voranschreitenden Digitalisierung – mit dem Wachstumstempo der Organisation Schritt halten und in der Lage sein, auf die verschiedenen Anforderungen flexibel reagieren zu können.

Hierbei sind insbesondere Aspekte wie die Schaffung klarer IT Standards beispielsweise für Berechtigungen oder die Erweiterung von Speicherplatz und Datenstrukturen erforderlich. Gleichzeitig gilt es, die Leistungsfähigkeit der Hardware anzupassen, was mitunter durchaus auch den Umzug von Systemen bedeuten kann. Zudem müssen das Netzwerk und die IT mit den größer werdenden Räumlichkeiten mitwachsen und gleichzeitig höchsten Sicherheitsanforderungen entsprechen – auch, wenn weitere Zweigstellen entstehen oder externe Mitarbeiter Zugriff auf interne Daten benötigen. Im Fokus des zur Unternehmensentwicklung synchronen IT-Wachstums stehen auch Anpassungen der Absicherung der Hardware gegen jegliche Form von Ausfällen, denn: Je mehr Mitarbeiter die IT für ihre tägliche Arbeit brauchen, umso teurer wird es, wenn sie nicht einsatzbereit ist. Hier setzt SCHLOTHAUER & WAUER auf eine zukunftssichere Robustheit entsprechender Komponenten.

Zeit für das Kerngeschäft

Kontinuierlich erhält das Unternehmen zudem Unterstützung im IT-Tagesgeschäft, wozu auch Aspekte der IT-Sicherheit, die Installation eines neuen Servers sowie die Umstellung der Infrastruktur zählen. Einmal wöchentlich ist Stand heute ein Ansprechpartner des Dienstleisters vor Ort  und kümmert sich persönlich um die Anliegen der Mitarbeiter.

Das Outsourcen der IT-Adminstration will gut überlegt sein. Eine Vergabe an einen externen Anbieter bedeutet immer auch die Herausgabe sensibler Daten und womöglich den Verlust von Know-how. Die Befürchtung, sich dadurch zu sehr in Abhängigkeit zu seinem Dienstleister zu begeben, steht vor allem bei Mittelständlern häufig im Raum. Im Falle von SCHLOTHAUER & WAUER hat sich die Entscheidung zur Auslagerung aber als goldrichtig erwiesen. Die eigene Softwareabteilung ist von alltäglichen, zeitaufwendigen Aufgaben entlastet und kann sich wieder ganz der Entwicklung eigener Produkte widmen. Die ursprüngliche Angst vor einem Know-how-Verlust ist dabei längst der Zufriedenheit mit der Arbeit des Dienstleisters gewichen. Die Mitarbeiter profitieren von einer schnellen und kompetenten Unterstützung vor Ort.

Fazit

SCHLOTHAUER & WAUER hat als innvovatives Haus rechtzeitig die Weichen in Richtung Wachstum gestellt und sich so Chancen eröffnet, das Kerngeschäft voranzutreiben. Die Entscheidung für einen externen Dienstleister im IT-Bereich schafft im Tagesgeschäft ausreichend Raum für eine erfolgreiche Weiterentwickelung der eigenen Lösungen – auch Dank skalierbarer IT-Komponenten.

 

Dieser Artikel ist Oktober 2017 in der IT Mittelstand erschienen.

2017 / 10 - IT-Ressourcen-Schutzschild

Im ersten Quartal 2018 will NOVAGO ihren Kunden zusätzlich zu ihrem bestehenden Leistungsportfolio eine Produktneuheit anbieten: Mit dem IT-Ressourcen-Schutzschild schafft der Berliner IT-Dienstleister erstmals ein vollständiges Outsourcing der IT-Themen ihrer Kunden – von der Bereitstellung der Hardware über die Installation der Software bis hin zur fortlaufenden Beratung. Das Unternehmen reagiert damit auf den steigenden Bedarf seiner Kunden auf eine spürbare Entlastung in diesem komplexen Themenfeld.

„Wir freuen uns, dass wir unseren Kunden endlich diesen Rundum-Sorglos-Service anbieten können“, sagt Daniel Görtz, Managing Director bei NOVAGO. „Immer wieder wurden wir von vielen unserer über 200 Kunden gefragt, ob wir so etwas leisten können. Nun haben wir die Voraussetzungen und Rahmenbedingungen geschaffen und können loslegen.“

Kleine und mittlere Unternehmen bis zu einer Firmengröße von 30 Mitarbeitern können dann von dem IT-Ressourcen-Schutzschild profitieren. Für den NOVAGO-Service zahlen sie eine monatliche Aufwandspauschale, die sich nach einer bedarfsgerechten Leistungsvereinbarung richtet.

Seien Sie unser Partner in der Pilotphase für das IT-Ressourcen-Schutzschild   !

Für die Pilotierungsphase sucht NOVAGO noch interessierte Partner, die von Anfang an dabei sein möchten, die mitgestalten und die neue Leistung formen möchten.

2017 / 10 - Zeit für Wesentliches

Berlin, 05.10.2017. Am 18. und 19. Oktober 2017 wird sich der Berliner IT-Dienstleister NOVAGO GmbH & Co. KG auf dem Netzwerk-Event Dresdner WEITSICHT im DDV-Station (Business Ebene 1, Stand C10) in Dresden präsentieren. Der Auftritt des Full-Service-IT-Dienstleisters wird dabei ganz unter dem Motto „Wir produzieren Zeit. Zeit für Wesentliches“ stehen.

„Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen sind die Anforderungen an eine funktionierende und sichere EDV ein zentrales Thema, das oftmals nicht mehr im Verhältnis zu den eigenen Ressourcen steht. Eine Vernachlässigung kann jedoch gerade in Zeiten der Digitalisierung schnell ernste Folge nach sich ziehen“, so NOVAGO Managing Director Daniel Görtz. „Wir werden den Besuchern des Netzwerk-Events unser Konzept vorstellen wie wir als Full-Service-Dienstleister den Betrieben auf Basis einer vertrauensvollen Zusammenarbeit in Sachen IT den Rücken freihalten wollen und somit Freiräume schaffen für eine Konzentration auf das wesentliche Geschäft.“

Die Netzwerkplattform Dresdner WEITSICHT entstand aus der Idee Unternehmernetzwerken in und um Dresden eine Plattform für eine tiefergehende Vernetzung zu bieten. Das Event unter Leitung des Initiators Roland Hess richtet sich an Entscheider des sächsischen Klein- und Mittelstandes. Sie fokussiert auf die organisierte und zielorientierte Kommunikation zwischen den ausstellenden Unternehmen selbst sowie den Messebesuchern. Im vergangenen Jahr folgten über 102 Aussteller und rund 1.300 Besucher der Einladung der Veranstalter.

Weitere Informationen zur Messe: http://www.dresdner-weitsicht.de/sources/

NOVAGO GmbH & Co. KG

Die NOVAGO GmbH & Co. KG überzeugt kleine und mittelständische Unternehmen als bedarfsgerechter und kundenorientierter Partner in IT-Fragen. Das eingespielte Team aus Experten mit unterschiedlichen Kompetenzschwerpunkten verbindet exzellente Projektmanagement-Fähigkeiten, die eine optimale und zielorientierte Zusammenarbeit mit ihren Kunden möglich machen. Das NOVAGO-Team weiß zudem, was exzellenter Kundenservice bedeutet. Ihre tägliche Arbeit ist dabei geprägt von einem ehrlichen und engagierten „Wir-Gefühl“: Nicht nur im Team, sondern auch in der Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern. Die NOVAGO GmbH & Co. KG ist autorisierter Partner führender Hard- und Softwareanbieter und kann ihren Kunden passgenaue Lösungen anbieten. http://www.novago.net

2017 / 08 - Erfolgreich mit IT-Helpdesk

(Auszüge veröffentlicht in Immobilien und Finanzierung, Ausgabe Juli 2017)

Dirk Stein, Leiter Konzern-IT/EDV, TAG Immobilien AG

 

Daniel Görtz, Managing Director, NOVAGO GmbH & Co. KG

 

Die TAG Immobilien AG ist ein im MDAX gelistetes Immobilienunternehmen mit einer über 125-jährigen Geschichte und mit aktuell ca. 80.000 Wohnungen und dazugehörige Gewerbeflächen im Portfolio. Die zentral organisierte IT-Abteilung hat alle Hände voll zu tun, die EDV in den über 70 Standorten mit insgesamt rund 1.000 Mitarbeitern zu betreuen. Für die Niederlassung Berlin hat sich der Immobilienverwalter entschieden, mit einem externen Partner zusammenzuarbeiten und profitiert heute von schnellen Reaktionszeiten und zufriedenen Mitarbeitern.

Ein Unternehmen auf Wachstumskurs

Die TAG bewegt sich auf einem klaren Wachstumskurs – mit den Mietern im Mittelpunkt aller Bemühungen. Im Rahmen der Bestandsverwaltung hat sich das Unternehmen beispielsweise das Senken von Kosten für ihre Mieter – angefangen von Kabelanschlussgebühren über den Aufbau eines eigenen Handwerkerservice bis zur Optimierung des Energieverbrauchs – zu einer wichtigen Aufgabe gemacht. Die Strategie heißt: Alles aus einer Hand. Damit verbunden sind folglich zahlreiche, zusätzliche Ressourcenaufwände und die notwendige Einbindung von internen und externen Dienstleistern und Abläufen. Die IT als zentrales Werkzeug muss – nicht zuletzt in Zeiten der voranschreitenden Digitalisierung – mit dem Wachstumstempo Schritt halten und in der Lage sein, auf die verschiedenen Anforderungen der verschiendenen Standorte flexibel reagieren zu können.

Herausforderung IT

Zehn IT-Spezialisten verwalten von der IT-Zentrale in Düsseldorf aus das deutschlandweite Netzwerk der TAG, das heißt über 70 Standorte und rund 1.000 Mitarbeiter. Zu den vielfältigen Aufgaben der Abteilung zählt dabei nicht nur der Betrieb der Infrastruktur, sondern auch Themen wie die zentrale Beschaffung und Logistik der IT-Ausrüstung, deren Wartung und Pflege, die Ein- und Ausgliederung von Personal und nicht zuletzt die strategische Planung für einen weiteren Ausbau des IT-Netzwerks.

Eine besondere Herausforderung stellen in Hinblick auf die vielen Standorte aber auch alltägliche Probleme dar, etwa wie nicht-funktionierende Drucker. Ein Ausfall sowohl von Geräten als auch von Software-Anwendungen als zentrale Arbeitsmittel kostet enorme Ressourcen und sorgt nicht zuletzt für Frustration unter den Mitarbeitern. Aus diesem Grund entschieden sich die Verantwortlichen an einem großen Standort wie Berlin, an dem über 100 Mitarbeiter angestellt sind, durch die Integration eines externen Dienstleisters für Entlastung der eigenen IT-Abteilung zu sorgen und gleichzeitig ein hohes Service-Level für die Berliner Angestellten sicherzustellen.

Die richtige Partnerwahl

Bei der Auswahl eines geeigneten Partners war der TAG besonders wichtig einen Dienstleister zu finden, der mit der IT-Zentrale in einer vertrauensvollen Kooperation zusammenarbeitet, um die Vorgaben der Zentrale als Steuerungsorgan verlässlich umzusetzen und mit relevanten Informationen zum Standort zu versorgen . Hierfür müssen die Mitarbeiter ein umfassendes technisches Grundverständnis mitbringen und Probleme kompetent qualifizieren können.

Da der Dienstleister vor Ort in ständigem Kontakt mit den Angestellten steht, legten die TAG-Verantwortlichen zudem ein besonderes Augenmerk auf soziale und kommunikative Kompetenzen. Als Vertreter der IT-Abteilung trägt er die Verantwortung sowohl für eine funktionierende EDV als auch dafür, unternehmensweite Richtlinien konsequent aber charmant durchzusetzen. All diese Kriterien erfüllte der Berliner IT-Dienstleister NOVAGO GmbH & Co. KG, der seit dem 01. Januar 2013 als externe Helpdesk für die Berliner Niederlassung fungiert. 

Das Berliner Helpdesk-Projekt

In Berlin kümmert sich die Helpdesk um die Belange von 120 Mitarbeitern. Zur IT-Infrastruktur zählen 120 PCs, 130 Telefonanschlüsse, 20 Drucker, 20 verschiedene Softwareprogramme wie etwa SAP, Promos, Elo und viele mehr. Dabei müssen sich die Mitarbeiter auf schnelle Reaktionszeiten und ein hohes Maß an Eigeninitiative des Dienstleisters verlassen können, beispielsweise wenn es darum geht, sich mit anderen Abteilungen abzustimmen. Die TAG profitiert von den kurzen Wegen des ortsansässigen Anbieters und dessen Flexibilität, je nach Aufgabenstellung einen oder mehrere Mitarbeiter bereit stellen zu können. Der Konzern profitiert von dieser Zusammenarbeit, nicht zuletzt deshalb, weil die IT-Spezialisten auch auf kurzfristige Terminverschiebungen durch externe Lieferanten gelassen reagieren können.

Angefangen von der Arbeitsplatzeinrichtung für Mitarbeiter bei Neueinstellungen oder auch eines Umzugs innerhalb des Standorts über die Verkabelung von Telefonen, das Einspielen von Updates und klassischem Troubleshooting – die Liste der potenziellen Aufgaben der externen Helpdesk-Mitarbeiter ist so lang wie vielfältig.

Für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen der zentralen IT und dem Dienstleister wurde eine klare Struktur geschaffen. Darin ist zum Beispiel geregelt, dass das der externe Dienstleister täglich eine Präsenzpflicht von zwei Stunden hat, die idealerweise am Vormittag erfolgen sollte. Dadurch haben die Anwender jeden Tag die Gelegenheit, einen Mitarbeiter persönlich anzusprechen. Zudem kann der Mitarbeiter in der Niederlassung per Durchwahl telefonisch kontaktiert werden. Außerhalb der Präsenzzeiten können sich die Mitarbeiter an die Hotline der zentralen IT-Abteilung wenden. Über eine zentrale E-Mail-Adresse können darüber hinaus Aufträge an die IT in ein Ticketsystem gespeist werden. Sowohl die zentrale IT als auch der Dienstleister verfügen über einen Zugriff auf das System und können ihre jeweils zugewiesenen Aufgaben abarbeiten, gegenseitig übergeben und mit Informationen anreichern. Hier werden Bestellungen, Störungen, Aufträge und Probleme gleichermaßen abgehandelt.

Entstehen Anforderungen an den Dienstleister außerhalb der Präsenzpflicht, so wird aus dem Ticketsystem heraus eine E-Mail an den Dienstleister gesendet. Dieser kann bequem per E-Mail antworten. Die klare Strukturierung und Regelung der Abläufe sowie die Unterstützung durch das Ticketsystem sorgen für kurze, effiziente Prozesse sowie eine hohe Transparenz für alle Seiten. Denn auch zwischen den Mitarbeitern des Dienstleisters gelingt so die Übergabe von Aufgaben, die beispielsweise eine Bearbeitung über mehrere Tage hinweg benötigen, mühelos und ohne Informationsverluste.

Pilotprojekt mit Vorbildfunktion

Fazit

Das Outsourcen von Dienstleistungen will gut überlegt sein. Nicht immer macht die Vergabe von Aufgaben Sinn. Im Falle der TAG, die deutschlandweit über eine große Anzahl an Niederlassungen verfügt, hat sich die Entscheidung in Sachen Auslagerung der Berliner Helpdesk unter Steuerung der zentralen IT-Abteilung als goldrichtig erwiesen. Die eigene Zentrale ist von alltäglichen, zeit- und kostenaufwendigen Aufgaben entlastet, die Mitarbeiter hingegen profitieren von einer schnellen und kompetenten Unterstützung vor Ort.                                                                                        

Info-Kasten „Vorteile Helpdesk-Auslagerung an ortsansässigen Dienstleister“

  • Schnelle Reaktionszeiten
  • Kontinuierliche Präsenz der IT-Abteilung
  • Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit
  • Flexible Bereitstellungsmöglichkeit der benötigten Mitarbeiter zur Lösung eines Problems
  • Ressourcenschonung durch wegfallende Reisekosten
  • Entlastung IT-Zentrale bzw. Zeitgewinn für zentrale Steuerungsaufgaben

2017 / 06 - Check_MK: NOVAGO GmbH & Co. KG geht Partnerschaft mit Mathias Kettner GmbH ein

Berlin, 14.06.2017. Seit dem Frühjahr 2017 ist der Berliner IT-Dienstleister NOVAGO GmbH & Co. KG offizielles Partnerunternehmen der Mathias Kettner GmbH. Insbesondere die von dem Unternehmen entwickelte Monitoring-Lösung Check_MK steht bei der Zusammenarbeit im Fokus. Die Software sorgt anhand vieler Parameter für die proaktive Überwachung der IT-Komponenten von Organisationen. Mit Hilfe der Lösung wissen die Unternehmen beispielsweise stets und ständig genau, wie es um ihre IT-Systeme, ob etwa der Prozessor von Mitarbeiter X einwandfrei arbeitet oder die Festplatte von Kollegin Y bald voll ist.

„Die Partnerschaft mit der Mathias Kettner GmbH ermöglicht eine direkte Kommunikation mit den Entwicklern von Check_MK“ erläutert Daniel Görtz vom Management Team der NOVAGO. „Die Lösung ermöglicht es uns, die Systeme unserer Servicekunden stets und ständig im Blick zu behalten und im Bedarfsfall proaktiv reagieren. Wir haben folglich ein großes Interesse daran, die weitere Entwicklung aktiv mitzugestalten.“

Auch lassen sich die Überwachungen auf Softwaresysteme anpassen. Wurde zum Beispiel das Backup immer erfolgreich abgeschlossen? Wächst das Backup-Datenvolumen plötzlich an? Wie verfügbar ist eine Webseite oder ein Webshop eigentlich wirklich? „Solche und viele weitere Fragestellungen können wir mit Hilfe von Check_MK schnell per Mausklick sehen. Sollten sich Probleme abzeichnen, sind wir in der Lage, diese schnell zu beheben, bevor Schlimmeres passiert“, erklärt Herr Görtz.

NOVAGO will mit der neuen Partnerschaft ihr Serviceangebot für ihre Kunden ausbauen. Erste Testinstallationen sind bereits erfolgt und werden noch vor dem Sommer erfolgreich abgeschlossen sein. Im Anschluss will der Berliner IT-Dienstleister das Angebot als Standardserviceleistung in das bestehende Produktportfolio übernehmen.

2017 / 03 - NOVAGO GmbH & Co. KG weiterhin auf Wachstumskurs

Berlin, 22.03.2017. Die Berliner NOVAGO GmbH & Co. KG kann auf ein erfolgreiches Geschäftsjahr 2016 zurückblicken. Der IT-Dienstleister konnte seinen Umsatz signifikant steigern und sowohl neue Kunden als auch neue Mitarbeiter gewinnen.

„Wir sind inzwischen gut am Markt angekommen“, freut sich Daniel Görtz vom Managementboard der NOVAGO. „Unsere Kunden vertrauen uns ihre IT an und empfehlen uns ihren Partnern und Dienstleistern weiter. Parallel dazu entstehen immer mehr neue Projekte, sodass wir uns auch in diesem Jahr personell erneut verstärken müssen.“

Mit einer großen Privatschule, einem bundesweit tätigen Verband sowie zahlreichen kleinen und mittleren Unternehmen arbeiten inzwischen viele Organisationen und Verbände mit dem kompetenten IT-Dienstleister aus Berlin zusammen.

„Insbesondere brauchen uns unsere Kunden im Bereich IT-Management und in der Beratung. Die IT-Welt entwickelt sich so schnell weiter, dass es vielen schwerfällt, den Anschluss zu behalten. Darum setzen immer mehr Unternehmen, aber auch Vereine oder kommunale Einrichtungen auf Profis wie uns“, erklärt sich Görtz die Erfolgswelle.

Im Zuge des stetigen Wachstums beschäftigt NOVAGO inzwischen 10 Mitarbeiter. In diesem Jahr will das NOVAGO-Team kontinuierlich weiterwachsen und sowohl bestehende als auch neue Kunden von ihren Fähigkeiten überzeugen.

2017 / 03 - NOVAGO GmbH & Co. KG erhält Service-Auftrag vom Leonardo da Vinci Campus Nauen

Berlin, 07.03.2017. Der Berliner IT-Dienstleister NOVAGO GmbH & Co. KG wurde vom Träger des Leonardo da Vinci Campus in Nauen mit der Überprüfung, Instandsetzung und Pflege der drahtlosen, lokalen Netzwerkversorgung (WLAN) auf dem gesamten Gelände beauftragt.

Der Auftrag des Berliner IT-Spezialisten zielt vor allem auf die Stabilisierung der gesamten WLAN-Versorgung. „Unser bisheriger Dienstleister konnte uns leider nicht mehr weiterhelfen“, erklärt Dr. Irene Petrovic-Wettstädt vom da Vinci Campus. „Wir hatten mit einem instabilen und unzuverlässigen Netz zu kämpfen. Unseren Erwartungen an eine moderne, anspruchsvolle und international ausgerichtete Bildungsstätte wurde dieser Zustand nicht mehr gerecht.“

Auf Basis der Ausmessung des IST-Zustands des WLAN-Netzes, zu der auch die Erfassung der Antennenpositionierung sowie die Analyse des Kabel-Netzwerks zählten, sprachen die Experten von NOVAGO ihre Handlungsempfehlungen aus. Dabei ist sowohl der Austausch einiger Geräte notwendig als auch eine Neupositionierung einiger Empfänger.

Der Leonardo da Vinci Campus im Brandenburgischen Nauen in Trägerschaft der Da-Vinci-Campus Nauen gGmbH ist ein freier Schul & Kitaträger, der zurzeit circa 1.200 Kindern und Jugendlichen ein umfassendes, ineinandergreifendes pädagogisches Konzept bietet. Zum Campus gehören ein Kindergarten, eine Grundschule, ein Hort, eine Gesamtschule, ein Gymnasium sowie ein angegliedertes Internat. Das Leitbild ist geprägt durch Leonardo da Vinci, der während der Renaissance unterschiedliche Wissensgebiete tabufrei miteinander verknüpfte.

2016 / 12 - Vorsicht: Cryptotrojaner! - Wie Sie sich schützen können

Daniel Görtz, Managing Director, NOVAGO GmbH & Co. KG
Maximilian Kramer, Netzwerkspezialist, NOVAGO GmbH & Co. KG

Die Anzahl von Berichten über Angriffe auf die Unternehmens-IT durch Verschlüsselungs- und Erpressungstrojaner, auch Ransomware genannt, nimmt seit einiger Zeit stetig zu. Dabei verfügen offenbar selbst große Unternehmen und Institutionen wie Krankenhäuser und ein Fraunhofer-Institut, welche viel Zeit und Geld in Ihre IT-Sicherheit investieren, über keinen ausreichenden Schutz vor dieser Art von Schadsoftware.
Insbesondere der Krypto-Trojaner „Locky“ wütet derzeit in Deutschland und infiziert quasi stündlich über 5.000 Rechner. Was sich hinter dieser Art von Schadsoftware verbirgt und wie Sie sich vor dem IT-Supergau und dem damit einhergehenden finanziellen Schaden schützen können, zeigen wir Ihnen in dem folgenden, kurzen Beitrag.

Was ist Ransomware?
Ransomware ist eine Schadsoftware, die alle Dateien auf dem infizierten PC und im Netzwerk verschlüsselt. Das bedeutet, dass im Schadensfall auch Netzlaufwerke betroffen sind, welche zur zentralen Speicherung von und für den gemeinsamen Zugriff auf Dateien inzwischen in jedem Unternehmen zu finden sind. Folglich legt eine Ransomware nicht nur einen Rechner, sondern einen ganzen Betrieb lahm.
Sind alle Dateien verschlüsselt, informiert der Trojaner die Betroffenen hierüber und fordert sie gleichzeitig zur Zahlung eines Lösegelds auf. Den Geschädigten wird nach Bezahlung die Bereitstellung eines Programms oder Schlüssels zur Wiederherstellung beziehungsweise Entschlüsselung der Dateien versprochen. Da es hierfür jedoch keine Garantie gibt, ist von einer Zahlung grundsätzlich abzuraten.

Wie kommt Ransomware auf meinen PC bzw. in mein IT-System?
Die Schadsoftware kann auf verschiedenen, zum Teil auch unbekannten Wegen Rechner oder Netzwerke infizieren. Zwei bekannte Wege sind die folgenden:

  • per E-Mail: Sie erhalten eine E-Mail mit scheinbar legitimen Anliegen, z. B. eine Rechnung. Im Anhang dieser E-Mail befindet sich eine Word- oder Excel-Datei mit einem ungewöhnlichen Zusatz in der Endung [Dateiendungen: *.doc(x) oder *.xls(x)]. Öffnen Sie diese Datei, gelangt die Schadsoftware unbemerkt auf Ihren PC und beginnt mit der Verschlüsselung Ihrer Dateien.
  • über Sicherheitslücken in Software: Auf jedem PC befindet sich Software, die Sicherheitslücken beinhaltet. Immer wieder tun sich auch in den Internet-Browsern (Internet Explorer, Firefox, …) Sicherheitslücken auf, die regelmäßig genutzt werden.

Aber auch Zusatzsoftware wie der Adobe Flash Player oder Java, welche zum Anzeigen mancher Inhalte im Internet-Browser notwendig sind, enthalten häufig angreifbare Schwachstellen. Selbst Betriebssysteme sind (egal ob Microsoft Windows, MacOS oder Linux) sind immer Mal wieder von Sicherheitslücken betroffen.

Wie bemerke ich, ob mein PC infiziert ist? Und was dann?
Ein erstes Zeichen für eine Infektion ist eine ungewöhnliche Langsamkeit Ihres Rechners. Diese ist ein Hinweis darauf, dass ein Vorgang im Hintergrund eine hohe Auslastung verursacht. Finden Sie darüber hinaus merkwürdige Dateiendungen wie zum Beispiel die folgenden, bekanntesten, ist Ihr PC höchst wahrscheinlich infiziert: .locky, .micro, .encrypted, .crypt, .xxx, .ttt, .vvv, .zzz, …
Allerdings gibt es auch Ransomware-Varianten, die “normale” Dateiendungen wie das bekannte “.mp3” verwenden. In diesem Fall ist eine ungewöhnliche Anzahl an Dateien mit derselben Endung und unbekannten Ursprungs alarmierend.

Sollte Ihr PC infiziert sein oder sollten Sie das vermuten, schalten Sie Ihn umgehend aus! Am besten, indem Sie den Ein/Aus-Schalter so lange gedrückt halten, bis der PC aus ist. Damit stoppen Sie den Verschlüsselungsvorgang und mit Glück kann man dann sogar verwendeten Schlüssel auslesen und die Dateien wiederherstellen.
Wie kann ich mich schützen?
So banal es klingen mag: Sein Sie achtsam und folgen Sie Ihren Instinkten!

  • Öffnen Sie keine Anhänge aus E-Mails von unbekannten Absendern, insbesondere nicht, wenn es sich bei den Dateien um Word- oder Excel-Dateien handelt!
  • Öffnen Sie keine Links zu unbekannten oder dubiosen Internetseiten!
  • Achten Sie bei Links auf Fehler oder ungewöhnliche Erweiterungen, z. B.:
    • paypal.com.tw/… anstatt paypal.com/
    • ebay-secure.de/… anstatt ebay.de/

Natürlich können Sie auch verschiedene, technische Vorkehrungen treffen:

  • An erster Stelle steht ein Anti-Virus-Programm, das immer auf dem aktuellsten Stand sein sollte. Denn Ransomware variiert so häufig, dass es für viele Anti-Virus-Programme schwer ist, diese zuverlässig zu erkennen. Mittels einer sensibleren Einstellung der Verhaltensüberwachung (Heuristik) können Sie hier für einen höheren Schutz sorgen, auch wenn dies zu häufigeren Fehlalarmen führen kann.
  • Deaktivieren Sie Plug-Ins in Ihrem Internet-Browser. Vor allem der Flash Player und Java sind häufig Einfallstore für Schadsoftware. Wenn Sie auf die Plug-Ins nicht verzichten können oder wollen, stellen Sie Ihren Browser so ein, dass die Ausführung der Plug-Ins Ihre Bestätigung erfordert. Somit sind Sie sich immer im Klaren darüber, wenn eine Internetseite ein Plug-In benutzt und können die Ausführung im Zweifelsfall verweigern.
  • Verwenden Sie Ad- oder Skript-Blocker in Ihrem Browser. Animierte Werbeanzeigen im Internet verbreiten in einigen Fällen Schadsoftware. Erlauben Sie Werbung und die Ausführung von Skripten nur auf vertrauenswürdigen Internetseiten!
  • Die Datei-Zugriffsrechte sollten für jeden Benutzer auf das Nötigste beschränkt sein. Nutzen Sie die Möglichkeit, Benutzungsrechte auf den Ansichtsmodus zu beschränken, wenn Dateien tatsächlich nur einsehbar, aber nicht änderbar sein müssen.
  • Deaktivieren Sie die Ausführung von Makros in Microsoft Office. Makros sind kleine Programme in Word- oder Excel-Dateien, die häufig als Transporteure der Schadsoftware missbraucht werden.
  • Stellen Sie regelmäßige Backups sicher. Sichern Sie wichtige Dateien in nicht zu langen, zeitlichen Abständen auf ein externes Speichermedium, welches nicht dauerhaft mit dem PC/Server verbunden ist. Dies ist wichtig, da im Schadensfall auch eine Verschlüsselung des Backups erfolgen würde. Wechseln Sie daher auch regelmäßig Ihre Sicherungsmedien und prüfen Sie, ob Ihre Backups erfolgreich waren. Bei Service-Kunden der NOVAGO prüfen wir regelmäßig auch die Sicherungen und weisen auf mögliche Probleme hin.

Konnten wir Ihnen einen guten Überblick über die aktuelle Gefahr von Ransomware geben und vor allem nachvollziehbare Wege zur Vermeidung einer Infektion aufzeigen? Wenn ja, freuen wir uns, wenn Sie unsere kleine Meldung mit Freunden und Kollegen teilen.

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Wenn Sie noch Fragen haben – kommen Sie einfach auf uns zu: jederzeit und gerne! >>info@novago.net<<

2016 / 11 - NOVAGO GmbH & Co. KG tritt IT-Systemverbund NORDANEX bei

Berlin, 10.11.2016. Der Berliner IT-Dienstleister NOVAGO GmbH & Co. KG gehört seit November 2016 zum NORDANEX IT-Systemverbund. Das Unternehmen und seine Kunden profitieren so von einem großen Partnernetzwerk, gebündeltem IT-Know-how und sehr guten Marktkonditionen.

“Durch die Partnerschaft erweitert sich nicht nur der Kreis an IT-Distributoren, durch den wir unsere Kunden mit Hardware beliefern können, erheblich”, erläutert NOVAGO-Geschäftsführer, Daniel Görtz, die Beweggründe für die Mitgliedschaft. “Innerhalb des Systemverbunds profitieren die Unternehmen und damit unsere Kunden vor allem auch von besseren Konditionen.” Durch die Vernetzung mit den anderen Dienstleistern im Verbund könne das Unternehmen sein Dienstleistungsangebot zukünftig deutlich erweitern.

Die Nordanex Systemverbund GmbH & Co. KG ist eine Kooperation für Systemhäuser und Fachhändler der ITK-Branche. Das Geschäftsmodell der Nordanex zielt darauf ab, den angeschlossenen Unternehmen durch Kooperationsvereinbarungen mit Lieferanten und Distributoren, Herstellern und Dienstleistern entscheidende Markt- und Bezugsvorteile zu verschaffen, sowie ihnen die Konzentration auf ihr Tagesgeschäft zu erleichtern.

2016/07 - Medienbruchfrei auf Erfolgskurs

Im Informationszeitalter und erst Recht in Zeiten von Industrie 4.0 ist nur jener langfristig überlebensfähig, der schnell über die richtigen Informationen verfügt. Nur wer weiß, wo sie entstehen und wie sie verwertet werden können, ist erfolgreich. Folglich schlummern die größten Potenziale für einen Effizienzgewinn in vielen Betrieben in der Informationsverarbeitung. So weit so gut, werden Sie sagen. Doch die Realität eines Mittelstandsunternehmens sieht häufig so aus: IT-Landschaften setzen sich aus vielen Insellösungen mit mittlerweile teuren Datenbrüchen zusammen und Geld und Ressourcen, die schnell Abhilfe schaffen können, fehlen schlicht weg. Do-it-Yourself-, Best-of-Breed-Lösungen oder generalistische Ansätze – sie alle haben Vor- und Nachteile, die Unternehmen und deren gewachsenen IT-Landschaften häufig keine echte Hilfe bieten. Unser Ansatz ist darum ganz einfach: Wir bauen Medienbrücken über ihre vorhandenen Lösungsbausteine!

Ein Konstruktionsplan

Wie das aussehen könnte? Am Anfang unseres Brückenbaus steht die sorgsame Analyse aller Geschäftsprozesse und Datenflüsse. Und wir löchern Sie mit Fragen. Wo entsteht besonders viel manueller Aufwand? An welcher Stelle haben Medienbrüche die gravierendsten Auswirkungen? Wo sollte automatisiert werden? Sind lohnende Prozesse identifiziert, geht es in die Detailanalyse – erneut mit Fragen wie: Wo entstehen die Daten tatsächlich? Wo werden Sie angereichert und verarbeitet? Wie sollte ihr Weg im Geschäftsprozess verlaufen?
Schließlich betrachten wir die eingesetzten Softwarelösungen unter der Fragestellung, wie Daten in die einzelnen Anwendungen hinein- oder herausfließen und wie die Brücke, die Sie sich auch wie eine Datendrehscheibe vorstellen können, in Ihrem ganz speziellen Fall gebaut werden muss.

Das Best-Case-Szenario

Lassen Sie uns auf ein Beispiel aus der Praxis blicken, das den erfolgreichen Einsatz einer Medienbrücke dokumentiert.

Die Ausgangssituation

Ein Unternehmen, das im Bereich des Gebäudemanagements als Dienstleister agiert, betreut vor allem große Objekte, wie zum Beispiel Einkaufzentren. Im Gebäudemanagement fallen tagtäglich tausend kleine und große Aufgaben an – vom Tausch der Glühbirne bis zur Einbindung externer Dienstleister, wie beispielsweise für die Wartung der Fahrstühle. Dabei ist das Unternehmen die Schnittstelle zwischen dem Eigentümer, den Mietern, den Besuchern und den externen Dienstleistern.
In der Verwaltung waren folglich zahlreiche Mitarbeiter ausschließlich mit der Abwicklung und Koordination dieser Aufgaben beschäftigt – und das mittels komplexer Excel-Tabellen, in denen die Aufgabenstatus zum Teil über Wochen und von verschiedenen Mitarbeitern händisch gepflegt wurden. Eine hohe Fehlerquote, allein schon bei der manuellen Erfassung, ist da aufgrund des großen Volumens nur menschlich und keineswegs überraschend. Erschwerend kam noch hinzu, dass immer nur eine Person das Excel-Dokument bearbeiten konnte.
Neben dem Wunsch einer Optimierung, Automatisierung und Verschlankung dieser ineffizienten und fehleranfälligen Abläufe, wünschte sich das Unternehmen Auswertungsmöglichkeiten für den Vertrieb und das Management, um die Wirtschaftlichkeit der bearbeiteten Aufgaben zu evaluieren.

Die Lösungsfindung

Gemeinsam mit den Mitarbeitern identifizierten und analysierten die NOVAGO-Experten zunächst die häufigsten Abläufe. Dazu zählten vor allem die Aufgabenannahme aus einer externen Software des Auftraggebers, die Bewertung und Kategorisierung des Auftrags durch die Mitarbeiter, die Erfassung des Durchführungsstandes (insbesondere bei externen Dienstleistern) sowie die Abrechnung und Rückmeldung an das IT-System des Auftraggebers.
Im Grunde war eine kompetente Fachkraft ausschließlich damit beschäftigt, die Aufgaben in die Excel-Tabelle abzutippen und Rückmeldungen einzuholen.

Entwicklung der Medienbrücke

Mit der Überführung in eine Medienbrücke lösten die Fachverantwortlichen des Dienstleisters gemeinsam mit NOVAGO gleich mehrere Probleme des Unternehmens – mit überzeugenden Ergebnissen: Heute ist das parallele Bearbeiten von Aufgaben möglich und lediglich eine Sperrfunktion für die Bearbeitung einer einzelnen Aufgabe durch einen bestimmten Mitarbeiter eingeführt. Aufgaben werden automatisiert übernommen und rückgemeldet und unterliegen nur noch der Kontrolle durch die Mitarbeiter.
Zudem ermöglicht die Aufgabenerfassung eine automatische Dokumentation der zeitlichen Aufwände als Basis für eine statistische Auswertung. Aktuelle Bearbeitungsstände oder Leistungsaufwände sind durch die Medienbrücke für den Vertrieb jederzeit einsehbar und transparent. Dazu zählt auch die optische Hervorhebung von Aufgaben, die in Bezug auf zuvor definierte Parameter Auffälligkeiten aufweisen oder aber überfällig sind. Statistiken für das Management gibt es inzwischen sogar auf Knopfdruck.
Durch die Entlastung der Mitarbeiter von vielen aufwändigen, händischen Eingabeaufgaben und der daraus resultierenden, signifikanten Fehlerreduktion, sind Einsparungen in einer Dimension entstanden, in der sich die Erstinvestition, also das Erstellen des Grundgerüsts und die Abbildung der ersten Geschäftsprozesse bereits innerhalb von sechs Monaten amortisiert hat.

Fazit: Medienbruchfrei geht es deutlich besser vorwärts!

Das Praxisbeispiel verdeutlicht noch einmal: Softwareeigenentwicklungen oder generalistische Lösungen sind für kleine und mittelständische Unternehmen nicht immer die beste Lösung. Die Entwicklung einer flexiblen Medienbrücke für alle eingesetzten oder geplanten Softwarebausteine ist dagegen eine wirtschaftlich tragbare Alternative, die auch in Wachstumszeiten einen echten Wettbewerbsvorteil verschafft – erst recht, wenn die Entwicklung nach und nach und nicht ad hoc erfolgt.

Sie wollen auch eine Brücke bauen? Sprechen Sie uns an. Wir haben die Konstruktionspläne.

Daniel Görtz, Managing Director, NOVAGO GmbH & Co. KG

2016 / 04 - Eröffnung unserer neuen Räumlichkeiten: Wir danken unseren Gästen!

Am 13. Mai 2016 feierten wir mit vielen Kunden, Partnern und Unternehmensfreunden den Einzug in unsere neuen Räumlichkeiten. Bei exzellentem Catering und guten Gesprächen konnten sich unsere Gäste in der Rosenheimer Straße 20 einen Einblick in unser künftiges Domizil verschaffen. Wir bedanken uns herzlich bei allen, die mit uns angestoßen und an uns gedacht haben!
Für uns ist der Umzug ein wichtiger Meilenstein auf dem Weg zu weiterem, stabilem Wachstum. Mit drei Partnern, inzwischen sechs Mitarbeitern und einem Auszubildenden werden wir auch weiterhin alles tun, um kleine und mittelständische Unternehmen mit unserer IT-Kompetenz bestmöglich zu unterstützen. Die Rosenheimer Straße 20 ist genau der richtige Ort, um die nächste Etappe anzugehen. Wir freuen uns darauf!